ESS adalah salah satu sistem yang digunakan perusahaan untuk mempermudah proses human resource, di mana seluruh karyawan terlibat secara mandiri untuk mengontrol dan mengelola data pribadi mereka. Mulai dari data diri, absen, penggajian, sampai dengan kegiatan pelatihan.
Kehadirannya penting sekali untuk diterapkan di seluruh jenis industri. Tidak terkecuali dalam industri manufaktur. Industri yang dikenal memiliki banyak karyawan ini akan sangat terbantu dengan penggunaan aplikasinya.
Berikut ini ulasan kami mengenai ESS untuk industri manufaktur!
Daftar Isi
Fungsi ESS Bagi Perusahaan
ESS atau juga disebut Employee Self Service di era modern ini memainkan fungsi penting bagi perusahaan. Dengan aplikasi ini, pekerjaan HR bisa menjadi sedikit ringan dan mendorong engagement karyawan karena mereka dapat secara mandiri mengelola data personal mereka.
Lantas, apa saja fungsi utama dari aplikasi ini untuk perusahaan?
Manajemen Data Personal Karyawan
Aplikasi ESS memungkinkan karyawan untuk mengelola dan memperbarui data pribadi mereka, seperti informasi kontak, alamat, status pernikahan, dan informasi keluarga.
Karyawan dapat mengakses dan mengubah data mereka sendiri, sehingga mengurangi beban administratif pada departemen HR.
Pengelolaan Absensi dan Cuti
ESS juga berfungsi sebagai aplikasi absensi karyawan. Ini karena banyak sekali vendor yang menyediakan fitur absen di dalam ESS. Tidak hanya bisa digunakan untuk absen, karyawan pun dapat mengajukan, melacak, dan mengelola permohonan cuti atau izin secara mandiri.
Selain itu, karyawan dapat dengan mudah melihat berapa sisa cuti mereka, melihat jadwal kerja dan timesheet.
Fungsi-fungsi ini tentu saja mempermudah pengelolaan absensi dan cuti karyawan, serta meningkatkan transparansi dan akurasi data.
Pemrosesan Gaji dan Penggajian
Banyak aplikasi ESS terintegrasi dengan sistem penggajian perusahaan. Dengan sistem yang terintegrasi ini, karyawan akan dimudahkan dalam melihat slip gaji, mengunduh laporan penggajian sampai dengan mengajukan perubahan data perpajakan atau rekening penggajian mereka.
Dengan fungsi ini, karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi gaji mereka dan tim payroll pun bisa mendapatkan data yang sinkron terkait penggajian karyawan.
Pelatihan dan Pengembangan
Saat ini, Employee Self Service juga telah dapat memberikan akses ke modul pelatihan dan pengembangan bagi karyawan. Ini bisa terjadi bila Anda memilih vendor yang telah menyediakan layanan LMS.
Mereka dapat mendaftar dan mengikuti pelatihan online, mengakses materi pelatihan, dan melacak kemajuan mereka dalam pengembangan karier. Aplikasi ini membantu dalam memfasilitasi proses pelatihan dan pengembangan karyawan dengan lebih efisien.
Komunikasi Internal
Di beberapa aplikasi, Employee Self Service juga memiliki fitur komunikasi internal, seperti portal berita, forum, atau pesan pribadi antara karyawan dan manajemen.
Hal ini memungkinkan pertukaran informasi, pengumuman perusahaan, dan kolaborasi antar tim dengan lebih mudah. Karyawan dapat berbagi informasi, meminta bantuan, atau memberikan umpan balik melalui aplikasi ESS.
Pengajuan Reimbursement
Implementasi aplikasi ini juga dapat memudahkan proses reimbursement yang kerap kali dilakukan oleh karyawan.
Dengan ESS, karyawan tidak lagi perlu mengajukan reimbursement secara manual dengan mengajukan banyak form, melainkan cukup hanya melalui smartphone saja. Selain itu, karyawan pun melacak status persetujuan.
Dengan adanya ESS, perusahaan dapat mengotomatisasi proses manajemen human resource dan meningkatkan akurasi serta efisiensi administrasi.
Mengapa ESS Penting Bagi Industri Manufaktur?
Implementasi Employee Self Service untuk industri manufaktur memiliki beberapa alasan penting.
Efisiensi Administrasi
Industri manufaktur seringkali memiliki jumlah karyawan yang banyak dan tersebar. Dengan adanya aplikasi Employee Self Service, karyawan dapat mengelola data pribadi mereka sendiri, mengajukan cuti, memperbarui informasi pribadi, dan melihat informasi gaji mereka.
Pengelolaan human resource secara mandiri ini akan mengurangi beban administrasi pada departemen HR, mempercepat pemrosesan data, dan memungkinkan staf HR untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.
Manajemen Absensi dan Kehadiran
Memantau kehadiran karyawan adalah hal penting, tidak terkecuali dalam industri manufaktur. Nah, aplikasi ESS memungkinkan karyawan untuk mengisi dan melacak laporan absensi mereka sendiri, termasuk cuti, izin, atau overtime.
Hal ini akan memudahkan perusahaan dalam melakukan monitoring kehadiran karyawan, mengelola kebijakan absensi, dan mengoptimalkan jadwal kerja.
Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Perubahan teknologi yang cepat dalam industri manufaktur, metode produksi, atau kebijakan perusahaan. Tentu harus bisa ditanggapi dengan memberikan pelatihan tepat guna dan mudah diakses.
Aplikasi ESS memfasilitasi akses karyawan ke modul pelatihan dan pengembangan. Karyawan dapat mengikuti pelatihan online, mengikuti kursus, atau mengakses materi pelatihan terkait.
Dengan adanya aplikasi ESS, perusahaan dapat memperkuat pengembangan keterampilan dan pengetahuan karyawan, meningkatkan produktivitas, dan menjaga keahlian yang relevan dalam industri yang terus berkembang.
Peningkatan Keterlibatan Karyawan
Melalui aplikasi ESS, karyawan merasa lebih terlibat dan memiliki akses yang lebih besar terhadap informasi terkait pekerjaan mereka.
Mereka dapat memperbarui data mereka, mengajukan permohonan secara mandiri, dan melacak perkembangan karier. Ini memberikan rasa tanggung jawab, otonomi, dan keterlibatan yang meningkat, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan kerja dan retensi karyawan.
Dengan menerapkan ESS di industri manufaktur, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi administrasi, mengoptimalkan manajemen kehadiran karyawan, memperkuat pengembangan keterampilan, memfasilitasi komunikasi internal, dan meningkatkan keterlibatan karyawan secara keseluruhan.